Conservación de documentos
Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.
- Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.
- Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.
- Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo.
- Coloque las cajas y archivadores en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.
Economía de espacio
Tenga en cuenta de no guardar papel innecesario tal como:
- Los documentos de apoyo informativo
- Los borradores de los documentos (documentos no firmados).
- Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ejemplo: encuestas, cuestionarios… para elaborar un informe cuyos datos recoge).
- Fotocopias de documentos.
- Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar las personas interesadas, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ejemplo: calendario laboral)
- Documentos procedentes de otras oficinas, y que en forma de copias se reciben para información general.
- Los dossier formados para acumular información sobre un asunto, que en genera,l pueden eliminarse perdido ese valor informativo.
